TEBSA., NIT. 860.352.641-1, en relación con la identificación, medición, control y monitoreo de los factores de riesgo propios de la actividad comercial ejercida en virtud de su objeto social ha desarrollado políticas que se constituyen en reglas de conducta y procedimientos que determinan el actuar de la compañía para protegerse del delito de lavado de activos y financiación del terrorismo, estas son:

POLITICAS GENERALES

• Adoptar medidas de control adecuadas y suficientes para evitar que, en el normal desarrollo de sus operaciones, la Empresa sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades, transacciones y fondos vinculados con las mismas.

• Cumplir con los requisitos establecidos por la Ley para la prevención y control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

• Establecer los procedimientos que nos permitan un adecuado conocimiento del cliente interno y externo.

• Fijar parámetros para detectar y analizar las operaciones intentadas, inusuales y determinar y reportar las operaciones sospechosas.

• Manejar la información de los clientes con la más estricta confidencialidad, siendo ésta revelada a terceros únicamente como consecuencia de una regulación, de un estatuto, de un proceso legal apropiado o en el cumplimiento de las inspecciones o requerimientos de entidades de vigilancia y control debidamente autorizadas.

• Verificar el adecuado cumplimiento del Manual para la Prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, en cada una de las operaciones económicas que realice la entidad.

• La política que se adopte se debe traducir en reglas de conducta que orienten la actuación de la entidad y la de cada uno de sus funcionarios para el adecuado funcionamiento del SARLAFT. Estas reglas estarán contenidas en un código de conducta de obligatorio cumplimiento para todos los directivos, miembros de comités y funcionarios de la Empresa, de manera que sus preceptos se observen en cada acto u operación y como manifestación de un propósito preventivo.

POLITICAS ESPECÍFICAS

POLÍTICA SOBRE DOCUMENTACIÓN Y PROCEDIMIENTO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

No se exime a ningún cliente del suministro completo de la información contemplada en los formatos dispuestos por la empresa TEBSA., tanto para la vinculación como para los procedimientos de conocimiento del cliente y actualización de la información, salvo las excepciones que permita la ley. Para este efecto se han establecido los formatos correspondientes para solicitud de vinculación y/o actualización de datos y documentación. Los formatos y la información registrada en el documento de vinculación, deberá diligenciarse en todas sus partes, con información real, precisa, y confiable para que la Empresa, tenga conocimiento amplio y suficiente del cliente (Información financiera, Referencias, Información Laboral etc.), y de sus proveedores, empleados y relacionados. La pro forma utilizada cumple con los requisitos mínimos establecidos para el conocimiento del cliente, en el desarrollo de la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo. En caso de encontrar una persona jurídica o natural de alto riesgo para el proceso de prevención de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, la empresa se reservará el derecho de admisión con el fin de salvaguardar la integridad de la organización.

Conocer y verificar la información reportada por los clientes, conductores y proveedores en los actos de vinculación y de actualización de datos a la empresa.

En relación con clientes se debe indagar sobre la actividad económica de aquellos, sus antecedentes y experiencia en el sector.

Verificación de la identidad del cliente, teléfono, dirección y cualquier otra información adicional que se considere pertinente. La información entregada por el cliente y el nombre de la persona que la cotejó debe quedar debidamente documentada (fecha y hora) para efectos de debida y oportuna diligencia.

• Advertir y hacer seguimientos de verificación sobre solicitudes o requerimientos como pagos por encima de lo ofertado o compras inusuales de clientes o proveedores.
• Toda compra debe estar respaldada por el correspondiente formato: Orden de Compra u Orden de servicio.

• En el listado o archivo interno. Se enlistan los clientes locales y nacionales. Este listado se actualiza cada vez que exista un ingreso de un nuevo cliente o su salida.

POLÍTICA DE CLASIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DE CLIENTES

La política sobre la estructura o clasificación de la base de datos de los clientes, será dividida en 2 grupos, a saber: internos y externos.

CLIENTES INTERNOS: Asociados y Trabajadores o empleados.

CONOCIMIENTO DE LOS ASOCIADOS: Con el fin de disminuir el riesgo y permitir a la Empresa identificar operaciones inusuales manteniendo un adecuado control, se debe establecer plenamente la identidad de los asociados, confirmar sus datos y tenerlos actualizados permanentemente.

CONOCIMIENTO DE LOS TRABAJADORES O EMPLEADOS: La empresa debe verificar los antecedentes de todos sus trabajadores o empleados antes de su vinculación y realizar por lo menos una actualización anual de sus datos. Cuando se detecten comportamientos inusuales en cualquier persona que labore en la Empresa, se deber analizar tal conducta

CLIENTES EXTERNOS: Usuarios del servicio de transporte

CONOCIMIENTO DE LOS USUARIOS: Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del cliente y cuando la transacción así lo permita, la empresa debe verificar la identidad del cliente, su dirección, teléfono y cualquier otra información adicional que se considere pertinente. La información suministrada por el cliente, así como el nombre de la persona que la verificó debe quedar debidamente documentada, con fecha y hora, para efectos probatorios de debida y oportuna diligencia.

Para el análisis de las operaciones con los clientes, la Empresa debe construir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras.

POLÍTICA DE MONITOREO

La empresa debe verificar permanentemente que las políticas y sus respectivos controles estén operando de manera oportuna y eficiente.

Se deben adoptar las medidas necesarias para corregir las falencias identificadas y dar un correcto cumplimiento al SARLAFT.

El Oficial de cumplimiento realizará un análisis y determinará si la operación alertada se trata de una intentada, inusual o por el contrario los hechos indican que nos encontramos frente a un caso de una operación sospechosa.

POLÍTICA FRENTE A LOS RIESGOS PROPIOS DEL MERCADO

Conocer las características de los nichos de mercado a los cuales se dirigen servicios de transporte de pasajeros prestados por la Empresa.

POLÍTICAS FRENTE A LOS RIESGOS GENERADOS POR MEDIOS DE PAGO

Con el fin de no correr ningún riesgo con manejo de efectivo, solo se recibirán pagos por medio de transferencias de cuenta a cuenta o vía virtual (transferencia electrónica) y tener el conocimiento del cliente que realiza la transferencia. En casos especiales se recibirá pagos en especie equivalentes al valor del servicio de transporte.

Las cuentas por cobrar se deberán cancelar a través del uso del sistema financiero.

 

POLÍTICA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento de las normas sobre prevención al lavado de activos y financiamiento al terrorismo se conservarán dentro del archivo de gestión del Oficial de Cumplimiento durante un año, luego del cual se conservarán en el archivo general por un periodo igual; pasado este tiempo y si no se ha efectuado ningún requerimiento al respecto por autoridad competente, podrá ser microfilmado o escaneado.

TEBSA, deberá conservar y organizar en orden alfabético y cronológico los formularios de vinculación y/o actualización de Asociado activos- Inactivos, con el fin de que estén a disposición de las autoridades, en cualquier momento. El cliente debe poseer una única carpeta donde reposen todos sus documentos. El Oficial de Cumplimiento será el responsable de coordinar, ordenar y verificar el proceso de archivo y conservación de la información relacionada con el control y prevención de LA/FT).

POLÍTICA FRENTE A LOS RIESGOS EN RELACIÓN CON SOCIOS Y EMPLEADOS

Impulsar y fortalecer la cultura organizacional en materia de Administrar el Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, creando una conciencia colectiva sobre los beneficios de su aplicación y sobre los efectos nocivos de su desconocimiento.

Todas las personas vinculadas directa o indirectamente a la Empresa, tienen el deber de conocer y cumplir las normas internas y externas relacionadas con la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo; y los órganos de dirección de asegurarse sobre la divulgación, comprensión y cumplimiento de las mismas.

Conocer y verificar la información reportada por aquellos, en los actos de vinculación y de actualización de datos a la compañía.

Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de administración del riesgo de LA/FT.

El cumplimiento de las normas en materia de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todos los socios, funcionarios y empleados. El incumplimiento del SARLAFT traerá consigo consecuencias de carácter interno, penal, y todas las demás a que haya lugar.

Es una obligación de todos los socios, administradores y representantes legales, colaborar oportunamente con las autoridades en la prevención y control del Lavado de Activos y/o financiación del Terrorismo, incluso anteponiendo en todo momento, la observancia de los principios éticos sobre los logros comerciales.

Es obligación de todos los integrantes de la empresa, realizar las gestiones necesarias para lograr un adecuado conocimiento y evaluación permanente de los clientes y personas vinculadas a la Empresa y reportar en forma inmediata al Oficial de Cumplimiento sobre los hechos o circunstancias que consideren contrarios a las políticas del SARLAFT.

POLÍTICA SOBRE MODIFICACIÓN DEL MANUAL

El Manual del sistema de prevención al lavado de activos y financiación del terrorismo debe ser actualizado periódicamente, de acuerdo con las necesidades de TEBSA. la evaluación y seguimiento que se haga de su ejecución y las disposiciones legales que surjan o adicionen el tema. Las modificaciones deberán ser aprobadas por el gerente y socializadas con todos los estamentos de la empresa, a través del oficial de cumplimiento, especialmente con los empleados. Las normas, circulares, resoluciones, conceptos de la Supertransporte o UIAF se adoptarán en el presente manual, sin perjuicio de la obligación de información sobre la reforma respectiva. Las ampliaciones o modificaciones a los anexos, tales como nuevos términos en el glosario, nuevos formatos o modificaciones a los mismos, nueva relación de normas, podrán introducirse sin aprobación previa, con el visto bueno del Oficial de Cumplimiento.

Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento proponer e incorporar, una vez sean aprobadas por la Asamblea de Accionistas, las modificaciones o actualizaciones del manual. Igualmente, el Revisor Fiscal, el Oficial de Cumplimiento y los miembros de la Asamblea de Accionistas, quienes a su vez podrán hacer recomendaciones para modificar o actualizar las políticas o las normas del Código de Conducta o cualquier elemento del manual del SARLAFT.

POLÍTICA PARA SANCIONAR EL INCUMPLIMIENTO DEL MANUAL

La política sobre sanciones por el incumplimiento del presente manual consiste en que todo su contenido es de obligatorio cumplimiento y en consecuencia se aplicará a los funcionarios las normas laborales y las del reglamento interno de trabajo y código de conducta. Las sanciones serán pertinentes por omisión y por incumplimiento de los procesos, cuando dichos comportamientos le puedan ocasionar a la Empresa, pérdida financiera, riesgo legal, y/o riesgo reputacional.

POLÍTICA PARA MANTENER LA BUENA IMAGEN FRENTE AL RIESGO DEL SARLAFT

Es política de la Empresa, evitar que personas relacionadas con el lavado de activos y financiación del terrorismo, tengan vinculación alguna ya sea directa o indirectamente con la empresa.

Evitar vínculos comerciales con reconocidos lavadores o personas que se dediquen a actividades terroristas. El Oficial de Cumplimiento procesará la información que permita identificar a los asociados, funcionarios y clientes nuevos. Con este proceso detectamos aquellas personas que, teniendo alguna vinculación contractual, económica o legal con la Empresa, se encuentren relacionados en listas restrictivas, para proceder a realizar seguimiento y análisis a cada caso según corresponda.

POLÍTICA DE VINCULACIÓN DE CLIENTES PEPS

(PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS)

Es de anotar que las operaciones realizadas por este tipo de personas no son consideradas sospechosas, sino que debe efectuarse un especial seguimiento, ya que por razón a su cargo manejan recursos públicos.

Se debe indagar sobre la autorización para contratar o negociar otorgada por el órgano competente para el caso en que los servicios adquiridos no sean para su beneficio personal, así como establecer el origen de los recursos.

El proceso para conocer esta clase de clientes debe ser más estricto y la negociación debe ser aprobada por el representante legal, con el fin de que la empresa no sea un canal de recursos provenientes de actos de corrupción.

POLÍTICA SOBRE CONFLICTOS DE INTERÉS

Se entiende por conflicto de interés “la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales”. Por otra parte, les corresponde a todos los funcionarios de la empresa con acceso a información privilegiada, abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a conflictos de interés.

Los conflictos de interés generan un efecto negativo en la transparencia, equidad y buena fe que deben caracterizar las relaciones de negocios; por ende, se relacionan directamente con cuestiones eminentemente éticas, que pueden o no tener consagración legal. Los conflictos de interés tienen diversas causas y en su configuración pueden coexistir tantos cruces de interés divergentes como los que puede haber en una relación de negocios. Por lo tanto, es de tal amplitud que resulta imposible definir todos los casos que se pueden presentar. No obstante, se podrían identificar como situaciones que generan conflicto de interés las siguientes:

1. Varias alternativas de conducta dependiente de una misma decisión propia.

2. Aprovechamiento de la situación para sí o para un tercero.

3. Omisión de un deber legal, contractual o moral.

4.  Siempre que un funcionario considere que se encuentra incurso en un conflicto de interés diferente de los expresamente mencionados en el presente documento, deberá abstenerse de tomar cualquier decisión y, en consecuencia, anteponer su obligación de lealtad a su propio interés. Los clientes actuales y potenciales, así como todas aquellas personas a quienes se les presta algún servicio, serán tratados con igual respeto y consideración, sin que reciban ninguna clase de tratamiento preferencial.

La atención esmerada y el servicio al cliente deben ser presupuestos de toda operación y norma general de conducta en la Empresa y no representarán un privilegio derivado de consideraciones comerciales o de preferencia personal, familiar o afectiva, ni mucho menos, la contraprestación por reciprocidades o algún tipo de remuneración indebida por dádivas o favores recibidos. Los funcionarios están obligados a salvaguardar las políticas y parámetros establecidos por la Asamblea de Accionistas en el Reglamento, especialmente cuando los mismos se encuentran en cabeza de los funcionarios o de sus parientes (primer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil.). En ningún caso, los funcionarios tomarán decisiones respecto de obligaciones que ellos o sus parientes o sus Sociedades tengan o deseen tener con la Empresa. Se evitará toda operación que pueda generar conflicto de interés. Los conflictos de interés deberán analizarse de acuerdo con las condiciones particulares de una situación concreta. Los funcionarios deberán presumir que todos los eventos que se mencionan en el presente instructivo son generadores de conflicto de interés, pero que si a su juicio, no lo consideran, podrán demostrar ante el superior inmediato que no sucede tal cosa. Los funcionarios que tengan participación, directa o indirecta en las actividades de tesorería de la empresa, tienen un especial deber de lealtad para con ella. Por ende, deberán abstenerse de realizar actividades que generen un conflicto de interés entre los intereses propios y los de la entidad.

• Conflictos de Interés Institucional. La prevención, manejo, solución y divulgación de los conflictos de interés que se pudieren presentar en la actividad desarrollada por la Empresa se realizará dando estricto cumplimiento a las regulaciones contenidas al respecto en las normas legales vigentes. Todos los funcionarios procurarán que en las actuaciones de la empresa no se presenten situaciones que puedan configurar conflictos de interés.
• Conflictos de Interés al Interior de la Asamblea de Accionistas. Los conflictos de interés que pudieren presentarse en los miembros de la Asamblea de Accionistas para la adopción de las decisiones sometidas a su consideración deberán ser puestos en conocimiento de dicho organismo, con el fin de que al interior del mismo se determine si existe o no impedimento del (los) respectivo(s) miembro(s), para participar en la toma de la decisión. Si la Asamblea de Accionistas determina que no existe el conflicto, la decisión podrá ser adoptada por todos los miembros de dicho organismo, la cual deberá quedar debidamente documentada con base en criterios objetivos, para dejar constancia de la transparencia de la operación. Si la Asamblea de Accionistas establece la existencia del conflicto para el caso del (los) miembro(s) que ha(n) expresado la existencia del mismo, y el conflicto incluso llegare a afectar el quórum decisorio, la Asamblea de Accionistas estudiará si a través de los mecanismos estatutarios se puede tomar la respectiva decisión; si acudiendo a este procedimiento se considerare que se mantiene el conflicto, la decisión deberá ser sometida a consideración de la Asamblea de Asociados.
• Conflictos de Interés de los Representantes Legales y demás Funcionarios. Si el conflicto de interés se presentare en la adopción de decisiones por parte del representante legal o demás funcionarios de la entidad, estos deberán abstenerse de actuar y la resolución del asunto se realizará por el funcionario o el órgano social que sea la instancia jerárquica inmediatamente superior dentro de la entidad.

Fecha actualización: 02/03/2026 Versión 1